Empatia i procedury – dwa filary skutecznego działu kadr

Agnieszka Waszak, główna kadrowa Zbych-Pol & Mobet z ponad 30-letnim doświadczeniem w HR, opowiada o swojej drodze zawodowej – od przypadkowego wyboru kariery po świadome budowanie nowoczesnego działu kadr. W rozmowie zdradza, jak udało jej się przełamać stereotypy, uporządkować procesy i uczynić kadry realnym wsparciem zarówno dla pracowników, jak i menedżerów. Rozmowę przeprowadził Damian Stawski

Agnieszko, chciałbym, abyś na początku opowiedziała, jak długo jesteś częścią naszego zespołu i jak wyglądały Twoje początki w firmie Zbych-Pol & Mobet?

Moja przygoda z firmą Zbych-Pol & Mobet rozpoczęła się dziewięć lat temu – zupełnie niespodziewanie. O możliwości pracy dowiedziałam się od znajomej przeprowadzającej w firmie badanie bilansu, która zadzwoniła z prostym pytaniem: „Słuchaj, w Mobecie szukają kadrowej. Może spróbujesz?”. Nie zastanawiałam się długo, byłam na etapie szukania nowej pracy, a zawsze chętnie podejmowałam nowe wyzwania. Przyszłam na rozmowę kwalifikacyjną i tak zaczęła się moja przygoda z Zbych-Pol & Mobet, która trwa do dziś.
Początki były spokojne – wręcz zaskakująco. Trafiłam do firmy, w której panował ustalony porządek, a codzienna praca toczyła się według dobrze znanych schematów. Żartobliwie powiedziałam wtedy do przełożonej, że czuję się jak w „sanatorium” – zajęć nie brakowało, ale wszystko przebiegało bez pośpiechu, w dużej mierze rutynowo.
Szybko jednak zrozumiałam, że choć otoczenie wydaje się stabilne, to właśnie tutaj jest ogromna przestrzeń do wprowadzenia realnych zmian. Jestem osobą spokojną, ale bardzo aktywną, nastawioną na działanie i poszukiwanie nowych rozwiązań. Od początku widziałam potencjał, by dział kadr mógł funkcjonować inaczej – nie tylko jako zaplecze administracyjne, ale jako aktywny partner wspierający rozwój firmy i pracowników.

Kiedy zaczynałam, dział kadr był ograniczony do ewidencji czasu pracy, rozliczania wynagrodzeń, przygotowywania umów. Brakowało nie tylko wdrożonych procedur, ale również szerszego spojrzenia na rolę kadrowca w organizacji. Każdy przychodził z konkretną sprawą, a następnie po prostu odchodził – bez rozmowy, bez refleksji, bez potrzeby wyjaśnień. Nie było wsparcia przy adaptacji nowych pracowników, nikt nie myślał o employer brandingu czy o budowaniu relacji wewnątrz firmy.

Od pierwszych dni wiedziałam, że jeśli mam tu zostać, to po to, żeby wprowadzić zmiany. Zbudować od podstaw procesy, stworzyć przejrzyste struktury i uczynić z działu kadr nie tylko miejsce administracyjnej obsługi, ale też ważnego partnera w codziennym życiu firmy. I ten proces trwa do dziś – bo w kadrach nie chodzi tylko o dokumenty, ale o ludzi.

Gdybyś miała powiedzieć w pigułce – jak ewoluowała rola działu kadr na przestrzeni tych 9 lat? Mam tu na myśli sposób komunikacji z pracownikami, podejście do rekrutacji i kulturę pracy.

Tak jak wspomniałam, kadry były typowo administracyjne: zatrudnianie, zwalnianie, wypłaty i dokumenty. Dziś nasza rola jest nieporównywalnie szersza: uczestniczymy w rekrutacjach, adaptacjach, prowadzimy oceny okresowe, wspieramy menedżerów w budowaniu zespołów i kultury organizacyjnej. Największa zmiana to nasze podejście do ludzi — dziś staramy się patrzeć na pracownika całościowo: na jego potencjał, potrzeby, oczekiwania, ścieżkę rozwoju. Pracownik to nie „numer PESEL”, tylko człowiek, któremu pomagamy odnaleźć się w organizacji i który buduje jej wartość.

A jak zaczęła się Twoja zawodowa przygoda z kadrami? Wiem, że trwa już dużo dłużej niż wspomniane 9 lat. Czy od początku wiedziałaś, że tu będzie Twoja droga, czy może trafiłaś do tego obszaru w mniej oczywisty sposób?

Zdecydowanie nie była to ścieżka, którą planowałam od początku. Studiowałam prawo administracyjne i – jak wielu młodych ludzi w latach 90. – przede wszystkim szukałam stabilnego zatrudnienia. To był trudny okres transformacji gospodarczej, a praca w administracji czy dziale kadr dawała wtedy poczucie bezpieczeństwa. Trafiłam do kadr trochę z przypadku, bardziej z potrzeby niż z pasji.
Na początku zajmowałam się podstawowymi zadaniami: naliczaniem wynagrodzeń, przygotowywaniem umów, prowadzeniem akt osobowych. Wydawało się, że to głównie praca z dokumentami i przepisami. Ale bardzo szybko zrozumiałam, że kadry to coś znacznie więcej. To nie tylko liczby i formalności – to codzienny kontakt z ludźmi, z różnymi temperamentami, sytuacjami, oczekiwaniami. To potrzeba reagowania, doradzania, wspierania, często w momentach trudnych lub niejednoznacznych.
Z czasem ta praca zaczęła mnie po prostu „wciągać”. Odkryłam, że dobrze się w niej odnajduję – nie tylko jako osoba dbająca o zgodność z przepisami, ale też jako ktoś, kto potrafi zbudować relacje i być dla pracowników realnym wsparciem. Po latach mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że to była właściwa droga. Kadry to wymagająca dziedzina – wymaga odpowiedzialności, wiedzy, uważności. Ale też daje ogromną satysfakcję, szczególnie wtedy, gdy wiesz, że Twoja praca naprawdę coś zmienia w codziennym funkcjonowaniu firmy i jej ludzi.

A czy pamiętasz swój pierwszy dzień Mobecie? Jakie emocje Ci towarzyszyły i co najbardziej zapadło Ci w pamięć?

Pierwszy dzień w Mobecie był dla mnie prawdziwym „chrztem bojowym”. Osoba, która miała mnie wprowadzić i przekazać podstawowe informacje, nie pojawiła się w pracy. Siedziałam przez cały dzień bez dostępu do komputera, bez uprawnień do systemów i bez wiedzy o tym, jak funkcjonują wewnętrzne procesy. Nie miałam punktu zaczepienia. Jedyną osobą, która zaoferowała pomoc, był specjalista BHP. Oprowadził mnie po hali, pokazał linie technologiczne, wprowadził w realia produkcji.
Z dzisiejszej perspektywy widzę, jak cenne było to doświadczenie. Już od pierwszego dnia zobaczyłam, że w firmie brakuje procedur onboardingowych i uporządkowanych standardów. Zamiast potraktować to jako barierę, odebrałam to jako szansę – impuls do działania. Wiedziałam, że jeśli chcę być rzetelnym i wiarygodnym partnerem dla nowych pracowników, to muszę sama dogłębnie poznać każdy aspekt funkcjonowania firmy.
To, co dla wielu mogłoby być zniechęcające, dla mnie stało się motywacją. Szybko zrozumiałam, że przede mną ogromna przestrzeń do zbudowania czegoś od podstaw. Ta początkowa trudność dała mi największą satysfakcję: mogłam nie tylko odnaleźć się w nowym środowisku, ale zacząć realnie je kształtować.

Jakie obecnie wyzwania stoją teraz przed działem kadr?

Największym wyzwaniem jest skuteczne wprowadzanie nowych pracowników — szczególnie młodych osób — w realia pracy, zwłaszcza w działach produkcyjnych. Oczekiwania młodego pokolenia są często rozbieżne z rzeczywistością: szukają elastyczności, szybkiego rozwoju, a praca fizyczna bywa wymagająca i rutynowa. Musimy znaleźć balans: firma nie może całkowicie zmienić swojego charakteru, ale musi otworzyć się mentalnie, zrozumieć nowych ludzi i umieć ich zaadaptować. Młodzi z kolei muszą być gotowi do nauki i przystosowania się do określonych warunków. Naszą rolą jest wspierać ten proces — żeby każdy nowy pracownik miał szansę poczuć, że to jego miejsce.

Teraz trudniejsze pytanie. Kadrowe często bywają postrzegane stereotypowo – jako “sztywne” czy “czepialskie”, a głównie przez to, że pracownicy patrzą na kadrowe jak na “przedłużenie zarządu”, zwłaszcza, gdy przekazują niepopularne decyzje (np. o zwolnieniach czy restrykcjach w regulaminach pracy). W takiej sytuacji łatwo o frustrację, która niesłusznie może skupiać się właśnie na głównej księgowej. Czy masz poczucie, że przez to bywasz oceniana przez pracowników niesprawiedliwie? Jak sobie z tym radzisz, mając przecież z natury empatyczne podejście ludzi?

Niestety — częściowo tak, ten stereotyp ciągle funkcjonuje i często pokutuje w świadomości pracowników. Kadrowe są postrzegane jako osoby „sztywne”, formalne, nieprzystępne, a to w dużej mierze dlatego, że często jesteśmy przekaźnikiem trudnych decyzji — na przykład dotyczących rozwiązania umowy o pracę. W oczach pracowników to my „przynosimy złe wiadomości”, choć tak naprawdę nie od nas one pochodzą. Ale staramy się to zmieniać i edukować zarówno pracowników, jak i przełożonych. Dzisiaj, w naszej organizacji, odpowiedzialność za takie decyzje ponosi przede wszystkim bezpośredni przełożony — to on powinien rozmawiać ze swoim pracownikiem i umieć uzasadnić tę decyzję. Nasza rola w tym procesie sprowadza się do wsparcia formalno-prawnego i organizacyjnego: dbamy o to, żeby wszystko odbyło się zgodnie z przepisami, pomagamy wyliczyć okres wypowiedzenia, informujemy o prawach, np. do dni na poszukiwanie pracy czy rozliczeniu urlopu. Ta zmiana była jedną z ważniejszych rzeczy, jakie udało się wprowadzić w firmie. Kiedyś to faktycznie kadrowe musiały przekazywać te trudne informacje, dziś to odpowiedzialność przełożonych — i jest to znacznie zdrowsze dla relacji w zespole, buduje przejrzystość i odpowiedzialność menedżerów za swoich pracowników. Z drugiej strony — i to jest bardzo ważne — w tej pracy utrzymanie pewnego dystansu i profesjonalizmu jest po prostu konieczne. Jeżeli kadrowa będzie zbyt „miła”, za bardzo „przyjacielska”, szybko straci swoją skuteczność — ludzie zaczną to wykorzystywać, bo taka jest ludzka natura. Musimy umieć stawiać granice, bo bez tego praca w tym obszarze nie miałaby sensu i trudno byłoby zapanować nad pewnymi sytuacjami. To wymaga dużej dojrzałości i wyczucia: z jednej strony budowanie dobrej atmosfery i relacji opartych na zaufaniu, z drugiej — umiejętność zachowania odpowiedniego dystansu, tak żeby nie być „miłą panią kadrową od wszystkiego”, bo to bardzo szybko kończy się tym, że ludzie zaczynają chodzić ze wszystkimi sprawami — nie tylko zawodowymi, ale prywatnymi: „np. gdzie pójść do lekarza” itd. Czasem ten wizerunek „sztywnej kadrowej” działa wręcz ochronnie — jest barierą, dzięki której łatwiej utrzymać porządek i skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Dlatego ja patrzę na ten stereotyp z pewnym dystansem i świadomością, że on w dużej mierze wynika ze specyfiki naszej pracy. Ludzie często widzą tylko momenty trudnych decyzji czy formalnych procedur i stąd bierze się ten wizerunek. Natomiast wewnętrznie staramy się być przede wszystkim wsparciem — zarówno dla pracowników, jak i dla menedżerów — i budować taki obraz działu kadr, w którym jesteśmy partnerami w trudnych sytuacjach, a nie ich źródłem.

Ile tak naprawdę w swojej karierze zawodowej przeprowadziłaś rozmów kwalifikacyjnych?

Z pewnością tysiące.

Jakie zatem rady – nie boję się użyć tego określenia – z punktu widzenia eksperta, masz dla osób przygotowujących się do rozmowy kwalifikacyjnej?

Przede wszystkim autentyczność i przygotowanie. Zawsze widać, czy ktoś naprawdę jest sobą i czy zadał sobie trud, by dowiedzieć się czegokolwiek o firmie. To podstawowy wyraz szacunku i zaangażowania. Patrzymy nie tylko na kompetencje twarde, ale także na umiejętności miękkie, na to, czy dana osoba wpasuje się w zespół. Dla przykładu: świetny fachowiec, który nie potrafi dogadać się z ludźmi, może nie sprawdzić się w zespole, a ktoś z mniejszym doświadczeniem, ale dużą otwartością i pozytywnym nastawieniem szybko nadrobi braki. Dlatego ważne jest, żeby kandydat był przygotowany do rozmowy, ale też otwarty i gotowy do nauki.

Jak oceniasz obecny rynek pracy? Jest to rynek pracownika czy pracodawcy?

Jeszcze niedawno mieliśmy zdecydowanie „rynek pracownika” — pracownicy mogli przebierać w ofertach, a firmy musiały zabiegać o kandydatów. Teraz widać zmianę: spowolnienie gospodarcze, większe wymagania pracodawców, ostrożniejsze podejście do zatrudniania. Demografia nie pozostawia złudzeń — będziemy potrzebowali pracowników, w tym również z zagranicy, bo po prostu brakuje rąk do pracy. Zmieniło się też podejście młodych ludzi: są bardziej świadomi swoich oczekiwań, chcą stabilności, dobrych warunków i możliwości rozwoju, zanim założą rodzinę. Dawniej było inaczej — rodziny wielodzietne były normą, dziś jeden potomek to często maksymalna liczba dzieci w rodzinie. To wszystko wpływa na rynek pracy i wymusza nowe podejście firm. Musimy się przygotować do tych wyzwań, elastycznie odpowiadać na zmiany i umiejętnie łączyć potrzeby organizacji z oczekiwaniami nowych pokoleń.

Twoja praca wymaga skupienia, odpowiedzialności i dużego kontaktu z ludźmi. Jak ładujesz baterie po godzinach?

Jestem osobą, która bardzo ceni sobie równowagę. Praca w kadrach jest wymagająca i intensywna, dlatego po godzinach potrzebuję wyciszenia i relaksu. Uwielbiam czytać książki — szczególnie kryminały, lubię wciągnąć się w dobrą historię, oderwać myśli od codziennych spraw.
Latem, to mój ogród staje się miejscem, gdzie mogę się zresetować. Podróże też są ważnym elementem mojego życia i sposobem na ładowanie baterii, ale nie jest to klasyczne „plażowanie”. Nie jestem osobą, która lubi leżeć na plaży i się opalać — wolę aktywne zwiedzanie, poznawanie nowych miejsc, odkrywanie historii i kultury. Lubię mieć plan, program wyjazdu, po to, by jak najwięcej zobaczyć i przeżyć. To pozwala mi też na chwilę zapomnieć o pracy, naładować energię i wrócić z nową perspektywą.

Morze czy góry?

Góry!